Quelles étapes suivre pour changer de date de clôture ?

La procédure de changement de date de clôture de l’exercice est relativement simple et peu couteuse dans la mesure où il n’y a pas de publication au BODACC ni de publication d’une annonce légale.

Voici les différentes étapes à suivre pour modifier la date de clôture : 

Tout d’abord, une assemblée générale extraordinaire des associés doit décider de changer la date de clôture de l’exercice social et de mettre à jour les statuts en conséquence.

Le changement de date de clôture ne peut pas être rétroactif. L’assemblée doit donc se tenir avant la clôture de l’exercice en cours.

Ensuite l’article des statuts relatif à la date de clôture doit être modifié avec la nouvelle date de clôture.

Les statuts à jour doivent être datés et certifiés conformes par un dirigeant de la société.

Enfin, il faut procéder au dépôt sur le Guichet Unique.

S’il s’agit d’une société qui doit déposer ses comptes annuels au Greffe, il faut procéder au dépôt d’une formalité de changement de date de clôture, dont la procédure pas-à-pas est décrite dans la suite de cet article.

Cela concerne donc toutes les sociétés à l’exception des sociétés civiles et des SNC autres que celles dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions (ou celles dont tous les associés sont des SNC dont tous les associés sont eux mêmes des SARL ou des sociétés par actions), ces dernières n’étant pas tenues de déposer leurs comptes annuels.

En revanche, s’il s’agit d’une société qui n’est pas tenue de déposer ses comptes annuels, il faut procéder à un simple dépôt d’actes (à savoir le procès-verbal d’AGE et les statuts à jour) dans la mesure où la date de clôture ne figure pas sur l’extrait Kbis de ces sociétés.

De quels documents ai-je besoin pour modifier la date de clôture ?

Pour que votre dossier de changement de date de clôture soit accepté par le Greffe un certain nombre d’actes et de pièces justificatives sont nécessaires.

Documents obligatoires dans tous les cas

Documents supplémentaires à fournir selon la situation

Combien coûte un changement de date de clôture ?

Le changement de date de clôture nécessite de mettre à jour le RCS (ou de procéder à un simple dépôt d’actes pour les sociétés civiles et certaines SNC). Ces frais étant désormais fixés forfaitairement par décret, leur montant est incompressible.

*TVA à 20% due sur une partie des frais de greffe uniquement

Comment éviter les rejets du Greffe ?

Avant de déposer votre dossier sur le Guichet Unique, prenez quelques minutes pour vérifier ces points. La majorité des rejets du Greffe provient d’erreurs simples à éviter.

Comparez le procès-verbal, les statuts à jour et les informations saisies sur le Guichet Uniques. La moindre incohérence peut bloquer l’obtention du Kbis.

Téléversez des PDF de bonne qualité, pas de scans pris avec un téléphone. Le Greffe rejette très souvent les pièces floues ou en mauvaise qualité.

Comment faire pour modifier la date de clôture sur le Guichet Unique ?

Lorsque tous les documents sont prêts, vous n’avez plus qu’à suivre la procédure étape par étape pour déposer la formalité de changement de date de clôture.

• Ouvrez le site du Guichet unique et connectez vous avec vos identifiants
• Une fois connecté cliquez sur Créer, modifier ou cesser une entreprise

• Indiquez le numéro SIREN de la Société dans la rubrique Modification, cessation, dépôt d’acte, correction ou complétion
• Un nouveau cadre apparait avec la dénomination de la Société, cliquez dessus

Identité de l’entreprise

• Vérifiez qu’il s’agit de la bonne société, puis cliquez sur Modifier l’entreprise

• Commencez par indiquer un nom de brouillon (par exemple la dénomination de la Société + « Date de clôture »), cela servira uniquement à vous y retrouver parmi vos différentes formalités en cours

• Faites défiler la page jusqu’à voir apparaitre Je souhaite indiquer une modification de la date de clôture, cochez la case Oui

• Si la modification porte sur le premier exercice, cochez Oui Je souhaite indiquer une modification de la première date de clôture de l’exercice social

• Puis précisez la nouvelle date de clôture (jour et mois) et/ou la nouvelle date de clôture du premier exercice (jour, mois et année)

• En dessous, indiquez la date de l’assemblée générale ayant décidé le changement de date de clôture

• Puis cliquez sur Étape suivante

Gestion et direction

• Il n’y a pas de modification à effectuer sur cette page, cliquez sur Étape suivante

Établissements

• Il n’y a pas de modification à effectuer sur cette page, cliquez sur Valider les informations

Bénéficiaires effectifs

• Il n’y a pas de modification à effectuer sur cette page, cliquez sur Étape suivante

Pièces jointes

Toutes les pièces jointes doivent être transmises au format PDF. Si une pièce obligatoire n’apparait pas automatiquement, vous pouvez l’ajouter en cliquant sur « + Ajouter des pièces jointes » en bas à droite.

Informations générales

• Téléchargez les statuts mis à jour certifiés conformes par un dirigeant

• Téléchargez le procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire (ou des décisions de l’associé unique pour les EURL/SASU) signé par les associés ou certifié conforme par un dirigeant

Représentant ou mandataire

Uniquement si la personne déposant la formalité n’est pas un représentant légal

• Ajoutez la procuration signée par un dirigeant qui doit expressément mentionner votre nom en tant que mandataire pour effectuer les formalités de modification
• Puis sélectionnez le type de pièce et ajoutez votre pièce d’identité, certifiée conforme, datée et signée par vous

• Lorsque vous avez téléchargé toutes les pièces obligatoires, cliquez sur Valider les pièces jointes

Observations et correspondance

• Si vous avez une remarque particulière à adresser au Greffe, indiquez la dans le champ « observations »
• Cochez Non à la question Je consens à la mise à disposition de mes données personnelles pour éviter le démarchage commercial

• Si vous souhaitez que les originaux (extrait KBIS, certificat de dépôt, facture du Greffe, etc.) soient envoyés ailleurs qu’au siège social, vous pouvez indiquer une adresse de correspondance

• Puis cliquez sur Étape suivante

Récapitulatif

• Le récapitulatif indique l’organisme qui traitera la formalité et le type de formalité qui est déposée
• Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de saisie et que toutes les informations sont correctes, puis cliquez sur Valider le dossier

• Cliquez ensuite sur Signer la formalité en bas à droite

• Téléchargez les synthèses et vérifiez que toutes les informations sont exactes. Si vous constatez une erreur, vous pouvez la corriger en cliquant sur Revenir à mon brouillon
• Lorsque tout vous semble correct, cochez la case Je confirme que les informations de la formalité sont exactes, puis cliquez sur Signer la demande de modification

• Cliquez ensuite sur Passer au paiement

• Pour finir, procédez au paiement par carte bancaire ou via votre compte INPI professionnel

• Vous n’avez plus qu’à attendre que l’INPI transmette votre dossier au Greffe du tribunal de commerce pour validation. En fonction des Greffes, il faut généralement attendre une semaine à 1 mois pour obtenir l’extrait KBIS à jour.

Une fois l’extrait Kbis à jour reçu, pensez à :

• informer très rapidement le cabinet qui gère la comptabilité de la société 
• mettre à jour le registre des assemblées.

Pourquoi confier le changement de date de clôture à un formaliste ?

Le changement de date de clôture peut sembler simple, mais une erreur peut retarder l’obtention du Kbis à jour de plusieurs semaines, être source de stress et entraîner des complications administratives.

Faire appel à un formaliste présente plusieurs avantages :

• Gain de temps : Nous nous chargeons de tout, vous évitant ainsi des allers-retours avec le Greffe.
• Sécurité juridique : Nos formalistes veillent à la conformité de votre dossier pour éviter tout rejet.

Faites appel notre service de formalités juridiques, pour déposer votre dossier sur le Guichet Unique pour seulement 150 € !

FAQ – Questions fréquentes sur le changement de date de clôture