Le transfert du siège d’une société vers une nouvelle adresse située dans le ressort du Greffe d’un autre tribunal de commerce, appelé « transfert de siège social hors ressort », est une opération juridique courante.

Cette opération nécessite de respecter un formalisme légèrement plus lourd que pour un transfert de siège sans changement de ressort.

Ce guide vous présente les différentes étapes à respecter pour officialiser le transfert de siège social d’une société, avec changement de greffe compétent.

Quelles étapes suivre pour transférer le siège social hors ressort ?

La décision de déplacer le siège social doit être prise par l’organe compétent de la société, qui varie en fonction de la forme juridique de la société.

• En SARL, la décision est prise en assemblée générale extraordinaire (AGE) par les associés représentant plus de la moitié des parts sociales (article L. 223-30 du Code de commerce). Elle peut également être prise par le Gérant, sous réserve d’une ratification par les associés représentant plus de la moitié des parts sociales lors d’une assemblée générale (article L. 223-18 alinéa 8 du Code commerce).
• En SAS, il n’existe pas de règle stricte. Le transfert est décidé selon les modalités prévues par les statuts.
• En SCI, le transfert du siège social est décidé à l’unanimité des associés sauf si les statuts prévoient des conditions de majorité particulières article 1836 du Code civil), ce qui est fréquemment le cas en pratique.

Le dirigeant dresse ensuite une procès-verbal de la décision, qui doit être signée et reportée sur le registre des assemblées de la société.

Après la prise de décision, les statuts de la société doivent être modifiés pour refléter la nouvelle adresse du siège social.

Cette mise à jour concerne notamment l’en-tête des statuts et l’article relatif au siège social. Si l’en-tête mentionne la ville d’immatriculation au RCS, il ne faut pas oublier de la mettre à jour suite au changement de ressort.

Les statuts à jour doivent être datés du jour de la modification et certifiés conformes par un dirigeant. Il n’est pas nécessaire de les faire signer par les associés.

Le transfert de siège social hors ressort implique la publication de deux annonces légales afin d’informer les tiers du changement d’adresse et de ville d’immatriculation au RCS.

Une première annonce légale doit être publiée dans un journal d’annonces légales (JAL) dans le département de l’ancien siège social.

Cet avis modificatif doit contenir les mentions suivantes (articles R. 210-9 du Code de commerce et 24 du décret n°78-704) :

• la dénomination sociale (et le sigle le cas échéant)
• la forme juridique
• l’adresse de l’ancien siège et l’adresse du nouveau siège
• la date d’effet du transfert
• le numéro SIREN, la mention RCS et le nom de la ville où se trouve le greffe où est immatriculée la société

Et une seconde annonce doit être publiée dans un journal d’annonces légales (JAL) dans le département du nouveau siège social.

Cette annonce doit, en plus des informations ci-dessus, indiquer les mentions suivantes (articles R. 210-11 du Code de commerce et 26 du décret n°78-704) :

• S’il s’agit d’une société commerciale : les nom, prénom et domicile des personnes ayant le pouvoir d’engager la société envers les tiers.
• S’il s’agit d’une société civile : l’objet social (indiqué sommairement) et la durée de la société.

La dernière étape consiste à déposer une demande de transfert de siège siège social sur le Guichet Unique. Nous vous expliquons pas-à-pas la procédure complète dans la suite de cet article.

Le Guichet Unique transmet automatiquement la formalité à l’Insee et au nouveau Greffe du tribunal de commerce compétent. Les délais de traitement sont très variables, pouvant aller de quelques jours à plus d’un mois en fonction des greffes.

Une fois la formalité validée, le nouveau Greffe compétent procède à l’immatriculation de la société dans son RCS tandis que l’ancien Greffe compétent procède à la radiation de son registre.

Cette nouvelle immatriculation n’impacte pas la date d’immatriculation d’origine, qui permet notamment de déterminer la durée de vie de la société.

Le transfert de siège social entraîne une modification des 5 derniers chiffres du numéro SIRET, qui correspond à l’établissement. Le numéro SIREN (c’est-à-dire les 9 premiers chiffres) reste quant à lui inchangé.

Cette modification peut avoir des implications administratives, la société étant rattachée à son numéro SIRET pour effectuer ses déclarations fiscales et sociales. Il est important d’informer les partenaires et interlocuteurs de la société (cabinets comptable, gestionnaire de paie,…) et d’actualiser les documents officiels et commerciaux de la société (factures, devis, tampons…).

De quels documents ai-je besoin pour transférer le siège social hors ressort ?

Pour que votre dossier de transfert de siège social avec changement de ressort soit accepté par le Greffe un certain nombre d’actes et de pièces justificatives sont nécessaires.

Documents obligatoires dans tous les cas

Documents supplémentaires à fournir selon la situation

Combien coûte un transfert de siège hors ressort ?

Transférer le siège social dans le ressort d’un nouveau Greffe implique des frais forfaitaires et non négociables, dont le montant est fixé par décret chaque année.

*TVA à 20% due sur une partie des frais de greffe uniquement

Comment éviter les rejets du Greffe ?

Avant de déposer votre dossier sur le Guichet Unique, prenez quelques minutes pour vérifier ces points. La majorité des rejets du Greffe provient d’erreurs simples à éviter.

Comparez le procès-verbal, les statuts à jour, l’annonce légale et les informations saisies sur le Guichet Uniques. La moindre incohérence peut bloquer l’obtention du Kbis.

Téléversez des PDF de bonne qualité, pas de scans pris avec un téléphone. Le Greffe rejette très souvent les pièces floues ou en mauvaise qualité.

Le justificatif doit dater de moins de 3 mois et correspondre exactement à l’adresse déclarée. Il s’agit de l’un des points les plus sensibles, faisant l’objet de nombreux rejets.

Comment faire pour transférer le siège social sur le Guichet Unique ?

Lorsque tous les documents sont prêts, vous n’avez plus qu’à suivre la procédure étape par étape pour déposer la formalité de transfert de siège social.

• Ouvrez le site du Guichet unique et connectez vous avec vos identifiants
• Une fois connecté cliquez sur Créer, modifier ou cesser une entreprise

• Indiquez le numéro SIREN de la Société dans la rubrique Modification, cessation, dépôt d’acte, correction ou complétion
• Un nouveau cadre apparait avec la dénomination de la Société, cliquez dessus

Identité de l’entreprise

• Vérifiez qu’il s’agit de la bonne société, puis cliquez sur Modifier l’entreprise

• Commencez par indiquer un nom de brouillon (par exemple la dénomination de la Société + « Transfert de siège»), cela servira uniquement à vous y retrouver parmi vos différentes formalités en cours

• Il n’y a pas d’autre modification à effectuer sur cette page, cliquez sur Étape suivante

Gestion et direction

Il est fréquent que le transfert de siège implique également un changement d’adresse d’un dirigeant ou associé figurant sur le Kbis de la société.

Si aucune personne figurant sur le Kbis ne change d’adresse

• Il n’y a pas de modification à effectuer sur cette page, cliquez sur Étape suivante

Si une personne figurant sur le Kbis change d’adresse

• Cochez Oui Je souhaite ajouter, modifier ou supprimer une personne intervenant dans la gestion de l’entreprise

• Cliquez sur la personne changeant de domicile

• Cochez Oui Je souhaite indiquer la modification de l’adresse ou des informations du pouvoir

• Cochez Oui La modification concerne l’adresse du pouvoir
• Puis indiquez la date d’effet du changement d’adresse

Date d’effet

Nous vous suggérons d’indiquer la même date d’effet que celle du transfert de siège pour éviter de payer des frais de Greffe supplémentaires si les formalités sont trop éloignées.
Attention cependant certains Greffes exigent que des formalités distinctes soient déposées si vous avez dépassé le délai d’un mois pour déposer la formalité.

• Remplissez ensuite la nouvelle adresse de l’individu 

• Puis cliquez sur Étape suivante
• Procédez de la même manière si plusieurs personnes changent d’adresse ; lorsque vous avez terminé, cliquez sur Étape suivante

Établissements

• Cliquez sur l’établissement à transférer

• Cliquez sur Transférer l’établissement

• N’apportez aucune modification dans la première rubrique « Adresse de l’établissement« 

• Puis dans la rubrique « Transfert d’établissements », indiquez la date d’effet de transfert et le cas échéant, la date de cessation de l’emploi des salariés
• Choisissez ensuite le type de transfert : siège uniquement ou siège+établissement principal
• Puis dans le cadre Destination de l’établissement indiquez le sort de l’établissement transféré (vendu, fermé, autre…)

• Dans la rubrique « Adresse du nouvel établissement », indiquez la nouvelle adresse du siège social

• Puis cliquez sur Étape suivante
• L’ancien établissement fermé et le nouvel établissement ouvert doivent désormais figurer parmi la liste des établissements, cliquez sur le nouvel établissement
  

Informations générales

• Indiquez l’Enseigne et le Nom commercial s’il y en a
  

• Précisez les informations sur le nombre de salariés s’il y en a
  

• Puis cliquez sur Étape suivante
  

Activités

• Cliquez sur l’activité (qui doit être automatiquement reprise de l’établissement précédent)

• Remplissez les informations manquantes qui n’ont pas été automatiquement reprises : généralement il vous faudra indiquer si l’activité est permanente ou saisonnière
• Corrigez l’origine de l’activité (création, partage, reprise…)

• Puis cliquez sur Étape suivante
• Si vous n’avez pas d’autre activité à déclarer sur cet établissement, cliquez sur Étape suivante

Nom de domaine internet

• Indiquez le nom de domaine du site internet de l’établissement s’il y en a un

• Puis cliquez sur Étape suivante
• Et enfin, cliquez sur Valider les informations

Bénéficiaires effectifs

Le transfert de siège social dans un nouveau département entraine l’immatriculation de la société au R.C.S. d’un nouveau Greffe. Il faut donc redéclarer tous les bénéficiaires effectifs comme si vous déposiez une demande d’immatriculation initiale.

• Modification de l’ensemble des bénéficiaires effectifs (si tous changent d’adresse)

• Indiquez la date d’effet de la modification (c’est à dire la date d’effet du transfert de siège)
• Puis cliquez sur « Ajouter, modifier ou supprimer un bénéficiaire effectif« 

• Indiquez la date d’entrée du bénéficiaire effectif

• Remplissez ensuite ses informations personnelles : prénoms, nom, date et lieu de naissance, nationalité

• Indiquez l’adresse de son domicile

• Puis complétez les modalités de contrôle

• Cliquez sur Etape suivante
• Procédez de la même manière pour chaque Bénéficiaire effectif concerné, et lorsque vous avez terminé, cliquez sur Etape suivante

Pièces jointes

Toutes les pièces jointes doivent être transmises au format PDF. Si une pièce obligatoire n’apparait pas automatiquement, vous pouvez l’ajouter en cliquant sur « + Ajouter des pièces jointes » en bas à droite.

Informations générales

• Téléchargez les statuts mis à jour certifiés conformes par un dirigeant

• Ajoutez le justificatif de siège social datant de moins de 3 mois dans le cadre « pièce justifiant de l’occupation régulière des locaux »

• Téléchargez le procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire (ou des décisions de l’associé unique pour les EURL/SASU) signé par les associés ou certifié conforme par un dirigeant

Publications légales

• Téléchargez l’attestation de parution de l’avis de transfert (annonce publiée mais non parue) ou la copie de l’insertion de l’annonce (annonce déjà parue) de l’annonce légale publiée dans le département de l’ancien siège social
• Puis téléchargez l’attestation de parution de l’avis de transfert (annonce publiée mais non parue) ou la copie de l’insertion de l’annonce (annonce déjà parue) de l’annonce légale publiée dans le département du nouveau siège social

Représentant ou mandataire

Uniquement si la personne déposant la formalité n’est pas un représentant légal

• Ajoutez la procuration signée par un dirigeant qui doit expressément mentionner votre nom en tant que mandataire pour effectuer les formalités de modification
• Puis sélectionnez le type de pièce et ajoutez votre pièce d’identité, certifiée conforme, datée et signée par vous

Pièces supplémentaires

• Cliquez sur Ajouter des pièces jointes
• Dans le menu déroulant, sélectionnez Liste des sièges sociaux antérieurs
• Puis téléchargez la liste des sièges sociaux antérieurs, qui doit être signée par le dirigeant

• Lorsque vous avez téléchargé toutes les pièces obligatoires, cliquez sur Valider les pièces jointes

Observations et correspondance

• Si vous avez une remarque particulière à adresser au Greffe, indiquez la dans le champ « observations »
• Cochez Non à la question Je consens à la mise à disposition de mes données personnelles pour éviter le démarchage commercial

• Si vous souhaitez que les originaux (extrait KBIS, certificat de dépôt, facture du Greffe, etc.) soient envoyés ailleurs qu’au siège social, vous pouvez indiquer une adresse de correspondance

• Puis cliquez sur Étape suivante

Récapitulatif

• Le récapitulatif indique l’organisme qui traitera la formalité et le type de formalité qui est déposée
• Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de saisie et que toutes les informations sont correctes, puis cliquez sur Valider le dossier

• Cliquez ensuite sur Signer la formalité en bas à droite

• Téléchargez les synthèses et vérifiez que toutes les informations sont exactes. Si vous constatez une erreur, vous pouvez la corriger en cliquant sur Revenir à mon brouillon
• Lorsque tout vous semble correct, cochez la case Je confirme que les informations de la formalité sont exactes, puis cliquez sur Signer la demande de modification

• Cliquez ensuite sur Passer au paiement

• Pour finir, procédez au paiement par carte bancaire ou via votre compte INPI professionnel

• Vous n’avez plus qu’à attendre que l’INPI transmette votre demande de transfert de siège aux différents organismes (INSEE, Greffe du tribunal de commerce…) pour validation de votre dossier. En fonction des Greffes, il faut généralement attendre une semaine à 1 mois pour obtenir l’extrait KBIS à jour.

Une fois le nouveau numéro SIRET attribué et l’extrait Kbis à jour reçu, pensez à :

• mettre à jour le registre des assemblées, 
• actualiser les documents administratifs (factures, devis, etc),
• ajouter le nom de la société sur la boite aux lettres, 
• informer très rapidement le cabinet qui gère la comptabilité et le social de la société.

Pourquoi confier le transfert de siège social à un formaliste ?

Le transfert de siège social d’une société peut sembler simple, mais une erreur peut retarder l’obtention du Kbis à jour de plusieurs semaines, être source de stress et entraîner des complications administratives.

Faire appel à un formaliste présente plusieurs avantages :

• Gain de temps : Nous nous chargeons de tout, vous évitant ainsi des allers-retours avec le Greffe.
• Sécurité juridique : Nos formalistes veillent à la conformité de votre dossier pour éviter tout rejet.

Faites appel notre service de formalités juridiques, pour déposer votre dossier sur le Guichet Unique pour seulement 150 € !

FAQ – Questions fréquentes sur le transfert de siège hors ressort