La date de clôture d’un exercice comptable est un élément clé dans la gestion financière d’une entreprise. Elle marque la fin d’un cycle comptable et fixe les échéances pour l’établissement des comptes annuels, les déclarations fiscales et la convocation de l’assemblée générale d’approbation des comptes.
Bien que, par défaut, un exercice comptable dure 12 mois (article L.123-12 du code de commerce), deux exceptions existent :
- Lors de la création d’une société, il est possible de prolonger ou d’écourter la durée du premier exercice, jusqu’à un maximum de 24 mois.
- A tout moment de la vie d’une société, la modification de la date de clôture reste envisageable, ce qui a pour conséquence de réduire ou prolonger la durée de l’exercice en cours.
Cet article explore en détail la procédure, les formalités à accomplir, ainsi que les enjeux juridiques, comptables et fiscaux liés au choix et au changement de la date de clôture.
La date de clôture lors du premier exercice comptable
Le premier exercice comptable bénéficie d’une flexibilité particulière. Il peut durer jusqu’à 24 mois, contre 12 mois pour les exercices suivants.
Cette possibilité est souvent utilisée pour :
- réduire les coûts comptables liés à deux clôtures rapprochées
- bénéficier d’une meilleure visibilité financière lors de la première année d’activité
- éviter la perte de plus de la moitié des capitaux propres si les frais de mise en place de l’activité sont importants
- en cas d’intégration fiscale, permettre d’intégrer plus rapidement la société au groupe en prévoyant un premier exercice réduit
Par exemple, une société créée le 13 avril 2025, qui opterait pour une clôture de l’exercice au 31 décembre, par défaut le premier exercice sera clos le 31 décembre 2025, soit un exercice de 9 mois. Mais il est possible de prévoir dans les statuts que le premier exercice sera clos au 31 décembre 2026, prolongeant ainsi son premier exercice à 21 mois.
Cette durée exceptionnelle doit être définie dès la rédaction des statuts. Si cela n’a pas été prévu dans les statuts constitutifs de la société et reporté sur l’extrait KBIS, il sera nécessaire de procéder à une modification statutaire décidée en assemblée générale extraordinaire (AGE) et déposée au Greffe du tribunal de commerce.
Par exception, le premier exercice sera clos le (indiquer la date de clôture du premier exercice en précisant l’année).
Modifier la date de clôture après le premier exercice
Après le premier exercice, une société peut à tout moment modifier sa date de clôture par une décision prise en assemblée générale extraordinaire (AGE) dès lors que cela implique une modification des statuts.
La modification doit être actée dans un procès-verbal d’AGE, suivi de la mise à jour des statuts et du dépôt de ces documents au greffe du tribunal de commerce, via le Guichet Unique. En revanche, il n’est pas nécessaire de procéder à une insertion dans un journal d’annonces légales (sauf si l’annonce légale faite au moment de la constitution faisait mention de la date de l’exercice social, ce qui ne devrait pas être le cas ne s’agissant pas d’une mention obligatoire).
La décision de modification doit être prise avant l’expiration de l’exercice social en cours, et, en cas de réduction de la durée de ce dernier, avant l’expiration de la nouvelle date choisie.
Par exemple, une société clôture ses comptes le 31 décembre et souhaite passer sur une clôture au 30 juin.
- Si la décision est prise avant le 30/06/2025, elle peut bénéficier immédiatement d’un exercice réduit de 6 mois pour l’exercice en cours allant du 01/01/2025 au 30/06/2025. Elle peut également opter pour exercice prolongé de 18 mois, allant du 01/01/2025 au 30/06/2026.
- Si la décision est prise après le 30/06/2025, pour une application sur l’exercice en cours, celui-ci aura obligatoirement une durée prolongée de 18 mois, allant du 01/01/2025 au 30/06/2026. Elle ne peut pas bénéficier de la durée réduite car la date du 30/06/2025 est déjà passée.
- Si la décision est prise le 02/01/2025, la modification ne s’appliquera pas pour l’exercice 2024 car la date de clôture initiale du 31/12/2024 est déjà passée. Le changement sera effectif à compter de l’exercice 2025, avec un exercice réduit (6 mois) ou prolongé (18 mois).
Les impacts du changement de date de clôture
Le changement de date de clôture modifie le calendrier comptable et les délais légaux à respecter. Il faut donc prendre en considération de nouvelles échéances pour l’établissement des comptes annuels, la convocation de l’assemblée générale ordinaire annuelle et le dépôt des comptes au Greffe du tribunal de commerce.
L’établissement des comptes annuels
Les sociétés qui ne clôturent pas au 31 décembre ont 3 mois à compter de la date de clôture pour établir leurs comptes et envoyer la liasse à l’administration fiscale (délai supplémentaire de 15 jours en cas de télétransmission).
Celles qui clôturent au 31 décembre bénéficient d’un délai plus important puisqu’elles ont jusqu’au 2ème ouvré qui suit le 1er mai de l’année suivante pour établir leurs comptes et envoyer la liasse à l’administration fiscale (délai supplémentaire de 15 jours en cas de télétransmission).
L’approbation des comptes par les associés
Toutes les sociétés, civiles ou commerciales, doivent faire approuver les comptes annuels par l’assemblée générale des associés dans les 6 mois qui suivent la date de clôture.
Ainsi par exemple une société qui clôture ses comptes le 31 décembre 2024 a jusqu’au 30 juin 2025 pour les faire approuver en assemblée générale.
Le dépôt des comptes au Greffe
Les sociétés commerciales doivent déposer auprès du Greffe du tribunal de commerce leurs comptes annuels (avec ou sans confidentialité selon le cas) et la résolution d’affectation du résultat dans le mois qui suit l’assemblée générale ordinaire annuelle. Depuis le 1er janvier 2024, le dépôt des comptes est effectué sur le Guichet Unique.
Identifier les situations nécessitant un changement de date de clôture
Compte tenu de la procédure et des couts de formalités engendrés par une décision de changement de date de clôture, il est essentiel de s’assurer que cela répond à un réel besoin stratégique de la société.
Parmi les motivations fréquentes, on retrouve :
- la prise en compte de la saisonnalité de l’activité, notamment pour les entreprises agricoles, touristiques ou commerciales.
- l’alignement sur l’année civile pour simplifier les déclarations fiscales et comptables lorsqu’il était initialement prévu un exercice décalé
- la nécessité d’avoir des dates de clôture identiques dans des sociétés appartenant à un même groupe, notamment pour bénéficier du régime d’intégration fiscale
Le cas particulier des sociétés non soumises à l’IS
Pour les sociétés soumises à l’IR, la question ne se pose pas. Elles doivent obligatoirement établir un bilan le 31 décembre de chaque année. Cela s’explique notamment par la reprise des données comptables dans la déclaration de revenus des associés, qui est basée sur l’année civile.
Il n’y a donc aucun intérêt à prévoir une clôture décalée ou premier exercice prolongé pour les sociétés soumises à l’IR car dans tous les cas il faudra établir des comptes au 31 décembre. Prévoir une date de clôture différente impliquerait donc d’établir 2 fois les comptes annuels par an !
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